Gastcolumn pseudo-eindheffing | Geen heffing betekent niet: geen administratie

“Onze auto’s vallen onder het overgangsrecht. Dus voorlopig hoeven we niets te doen.” Het klinkt geruststellend. En misschien is een werkgever over 2027 inderdaad geen euro pseudo-eindheffing verschuldigd. Maar als de Belastingdienst later vraagt waarom niet, moet dat wel aantoonbaar zijn.

Daar zit wat mij betreft een onderschat probleem. Werkgevers en mobiliteitsleveranciers lijken de eerste betaaldatum te verwarren met het moment waarop de administratie op orde moet zijn. Iedereen kent inmiddels die 12 procent. Maar hoeveel organisaties weten welke administratie daarachter nodig is?

In deze gastcolumn ga ik dieper in op de positie van zowel mobiliteitsleveranciers als die van ondernemingen met een zakelijke vloot, alsmede de interactie tussen beide. Vanaf 1 januari 2027 moeten namelijk relevante inzetgegevens worden bijgehouden. Niet pas wanneer de eerste auto daadwerkelijk onder de heffing valt. Bestaande registraties kunnen daarvoor voldoende zijn, maar alleen wanneer daarmee ook de fiscale positie kan worden onderbouwd.

Schuiven

De regeling raakt fossiele personenauto’s die een werkgever mede voor privédoeleinden beschikbaar stelt. Daarbij telt woon-werkverkeer als privégebruik. Dat klinkt overzichtelijk, totdat auto’s, medewerkers en werkgevers gaan schuiven.

Neem een organisatie met zestig auto’s, twee leasemaatschappijen en verschillende bv’s. Een auto verhuist intern. De factuur verhuist mee, maar gebeurt dat ook met de historie van die auto? Het overgangsrecht hangt immers samen met de auto én de werkgever die hem ter beschikking heeft gesteld. Een ander factuuradres betekent bovendien niet automatisch dat sprake is van een andere werkgever.

Twee keurige leveranciersoverzichten vormen daarmee nog geen sluitende administratie. Ook uitzonderingen moet je kunnen bewijzen binnen de pseudo-eindheffing.

Twee keer bij één bedrijf

Het wordt nog ingewikkelder bij tijdelijke auto’s. Stel dat een medewerker in april drie dagen een benzinehuurauto meekrijgt en een collega van dezelfde werkgever in juni opnieuw met diezelfde auto rijdt. Beiden gebruiken hem voor woon-werkverkeer.

De voorgestelde uitzondering voor tijdelijk vervoer geldt voor één aaneengesloten periode van maximaal zeven dagen per auto, werkgever en kalenderjaar. Twee losse reserveringen kunnen dus een heel andere fiscale uitkomst hebben. Maar wie ziet dat hetzelfde kenteken twee maanden later opnieuw bij dezelfde werkgever opduikt?

Ook voor vervangend vervoer bij onderhoud of schade is een uitzondering voorgesteld, van maximaal veertien aaneengesloten kalenderdagen. Om daarop een beroep te kunnen doen, moet wel bekend zijn wanneer de auto is ingezet, waarom en welke vaste auto hij verving.

Die uitzonderingen zijn nog niet definitief. Maar één ding verandert daardoor niet: zonder gegevens kun je straks ook niet aantonen dat een uitzondering van toepassing was.

De salarisadministratie kan niet raden

Daar komt bij dat de pseudo-eindheffing in het collectieve deel van de loonaangifte terechtkomt. De kentekenhistorie wandelt daar niet vanzelf achteraan. Aangifte en betaling over 2027 hoeven in beginsel pas uiterlijk met het tweede aangiftetijdvak van 2028 plaats te vinden. Dat klinkt ver weg, maar ontbrekende gegevens uit 2027 worden in 2028 niet ineens zichtbaar.

Welke salarisadministrateur weet dan nog welke leenauto een medewerker maanden eerder meekreeg?

De werkgever blijft verantwoordelijk voor de fiscale beoordeling en aangifte. Dat betekent niet dat iedere leasemaatschappij, verhuurder of autobedrijf fiscalist moet worden. Maar iemand moet wel vastleggen om welk kenteken het gaat, wat de cataloguswaarde en voertuigkenmerken zijn, wanneer de auto is ingezet en bij welke bv en berijder hij hoorde.

Mobiliteitsleveranciers hebben daarin wat mij betreft een duidelijke verantwoordelijkheid. Zij moeten betrouwbare voertuig- en inzetgegevens kunnen leveren volgens afspraken met de klant. Niet om de fiscale beoordeling over te nemen, maar om die überhaupt mogelijk te maken.

Mijn oproep aan werkgevers, autobedrijven, importeurs, verhuurders, leasemaatschappijen en schadeherstellers is daarom simpel. Test het nu eens. Pak een gewone huurauto, leenauto of interne bv-wissel en probeer achteraf de volledige fiscale positie te reconstrueren.

Lukt dat binnen een paar minuten? Mooi. Begint dan pas het zoekwerk? Dan weet u waar het echte probleem zit. Wie alleen de 12 procent heeft doorgerekend, is nog niet klaar voor de pseudo-eindheffing.

Laat u in twee uur bijpraten door BKAN-fiscalist Etienne Stevens

BKAN-fiscalist Etienne Stevens praat u en uw organisatie in twee uur helemaal bij over de ins- en outs van de regeling, zodat u optimaal gebruik kunt maken van de mogelijkheden die de heffing biedt. Boek Etienne nu.